Multitasking là gì? Bí quyết làm việc đa nhiệm hiệu quả

1. Multitasking là gì?

Multitasking (làm việc đa nhiệm) là khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau trong cùng một khoảng thời gian, hoặc nhanh chóng chuyển đổi từ việc này sang việc khác mà không bị gián đoạn quá nhiều.
Trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt ở thời đại công nghệ 4.0, multitasking trở thành kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao vì giúp tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian.

Ví dụ:

Vừa trả lời email khách hàng, vừa cập nhật dữ liệu trên bảng Excel.
Tham gia cuộc họp trực tuyến trong khi đang xử lý báo cáo.

2. Ưu và nhược điểm của Multitasking

Ưu điểm

Tiết kiệm thời gian: Hoàn thành nhiều việc trong cùng khung giờ.
Tăng tính linh hoạt: Thích nghi nhanh với công việc mới.
Nâng cao hiệu suất nhóm: Xử lý nhiều đầu việc giúp tiến độ chung nhanh hơn.
Phát triển kỹ năng quản lý thời gian: Chủ động phân bổ nguồn lực cá nhân.

Nhược điểm

Giảm chất lượng công việc nếu không kiểm soát tốt.
Dễ gây stress vì não phải xử lý nhiều luồng thông tin cùng lúc.
Nguy cơ mất tập trung và mắc lỗi cao hơn.
Không phù hợp với công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ cao như lập trình, phân tích dữ liệu chuyên sâu.

3. Khi nào nên và không nên multitasking

Nên multitasking khi:

Các nhiệm vụ không đòi hỏi tập trung cao và có thể làm song song.
Một công việc đang trong giai đoạn chờ (ví dụ: đợi phần mềm xử lý dữ liệu).
Cần xử lý các tác vụ lặp lại, quen thuộc.

Không nên multitasking khi:

Công việc yêu cầu sự chính xác tuyệt đối.
Cần tập trung phân tích hoặc sáng tạo sâu.
Khi bạn cảm thấy tinh thần mệt mỏi hoặc bị phân tâm.

4. Bí quyết làm việc đa nhiệm hiệu quả

4.1. Xác định công việc ưu tiên

Sử dụng ma trận Eisenhower hoặc phương pháp ABC để chọn việc quan trọng trước.
Tránh để các nhiệm vụ lớn bị trì hoãn vì mải xử lý việc nhỏ.

4.2. Kết hợp công việc tương thích

Ghép các việc có mức độ tập trung khác nhau: Ví dụ, vừa nghe podcast đào tạo vừa làm việc tay chân đơn giản.
Không kết hợp hai nhiệm vụ đều đòi hỏi sự tập trung cao.

4.3. Quản lý thời gian bằng Pomodoro

Chia thời gian thành các khối 25 phút tập trung, 5 phút nghỉ.
Giúp não bộ phục hồi và duy trì hiệu suất cao khi làm nhiều việc.

4.4. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Trello, Asana, Jira để quản lý dự án.
Google Calendar để đặt lịch công việc.
Evernote hoặc Notion để ghi chú nhanh.

4.5. Rèn luyện khả năng chuyển đổi nhanh

Tập luyện bằng cách xử lý các nhiệm vụ nhỏ xen kẽ.
Duy trì tính linh hoạt để thích ứng với thay đổi bất ngờ.

5. Lời khuyên từ chuyên gia IKK

Multitasking không phải lúc nào cũng tốt, điều quan trọng là biết khi nào nên áp dụng và khi nào nên tập trung đơn nhiệm (single-tasking).
Bạn nên:

Xây dựng thói quen review công việc cuối ngày để đảm bảo không bỏ sót.
Đặt giới hạn cho số lượng nhiệm vụ xử lý cùng lúc (tối đa 2-3).
Kết hợp với kỹ năng quản trị stress để tránh kiệt sức.

6. Kết luận

Multitasking là một kỹ năng quan trọng trong thời đại số, giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc và xử lý nhanh khối lượng công việc lớn. Tuy nhiên, nếu không quản lý tốt, nó có thể dẫn đến giảm chất lượng công việc và áp lực tinh thần.
Với các bí quyết làm việc đa nhiệm hiệu quả mà IKK chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể biến multitasking thành lợi thế cạnh tranh trong sự nghiệp của mình.