Flow Chart là gì? 5 bước vẽ quy trình Flowchart cho doanh nghiệp
Trong vận hành và quản lý doanh nghiệp, việc truyền đạt quy trình công việc một cách rõ ràng là yếu tố then chốt để tăng hiệu suất và giảm sai sót. Một trong những công cụ trực quan, dễ áp dụng nhất chính là Flow Chart (sơ đồ quy trình).
Vậy Flow Chart là gì, tại sao doanh nghiệp nên sử dụng, và làm thế nào để vẽ một sơ đồ quy trình bài bản? Cùng IKK khám phá chi tiết ngay sau đây.
1. Flow Chart là gì?
Flow Chart hay sơ đồ quy trình là biểu đồ mô tả trực quan từng bước thực hiện của một quy trình, công việc hoặc hệ thống. Mỗi bước được thể hiện bằng ký hiệu hình học (hình tròn, hình vuông, hình thoi, mũi tên…) kèm chú thích, giúp người xem dễ dàng nắm bắt trình tự và mối quan hệ giữa các bước.
Mục đích của Flow Chart:
- Chuẩn hóa quy trình làm việc.
- Giúp nhân sự mới nhanh chóng nắm bắt cách vận hành.
- Hỗ trợ phân tích và tối ưu các bước không cần thiết.
Ví dụ thực tế: Một công ty thương mại điện tử có thể dùng Flow Chart để mô tả toàn bộ quy trình từ khi khách đặt hàng → xử lý đơn → đóng gói → giao hàng → chăm sóc sau bán.
2. Các ký hiệu thường dùng trong Flow Chart
Để đọc và vẽ Flow Chart chính xác, bạn cần hiểu ý nghĩa của các ký hiệu cơ bản:
| Ký hiệu | Ý nghĩa | Ứng dụng |
|---|---|---|
| ⭕ Hình bầu dục | Điểm bắt đầu/kết thúc | Mở hoặc kết thúc quy trình |
| ⬜ Hình chữ nhật | Hoạt động / tác vụ | Một bước công việc cụ thể |
| ⬠ Hình thoi | Quyết định | Điểm cần lựa chọn “Có/Không” |
| ➡ Mũi tên | Chỉ hướng | Thể hiện trình tự di chuyển |
| 📄 Hình song song | Dữ liệu / tài liệu | Bước liên quan đến giấy tờ hoặc file dữ liệu |
3. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Flow Chart
- Tối ưu hiệu suất làm việc – Nhân viên biết rõ phải làm gì, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót bước.
- Dễ dàng đào tạo nhân sự mới – Sơ đồ trực quan giúp nhân viên nhanh hòa nhập.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh – Thấy ngay các điểm nghẽn để cải tiến.
- Giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn – Giảm mâu thuẫn do hiểu sai quy trình.
4. 5 bước vẽ quy trình Flow Chart cho doanh nghiệp
Bước 1 – Xác định mục tiêu của quy trình
Trước khi bắt tay vào vẽ, hãy trả lời câu hỏi: Mục đích của quy trình này là gì?
- Ví dụ: Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, giảm thời gian giao hàng từ 3 ngày xuống 1 ngày.
Bước 2 – Thu thập thông tin và liệt kê các bước
Làm việc với các phòng ban để liệt kê toàn bộ các bước thực tế đang diễn ra. Đừng bỏ qua các bước nhỏ, vì chúng có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối.
Bước 3 – Lựa chọn ký hiệu và định dạng chuẩn
Sử dụng bộ ký hiệu thống nhất để đảm bảo mọi người dễ đọc. Có thể dùng Microsoft Visio, Lucidchart, Miro, Canva hoặc thậm chí PowerPoint để vẽ.
Bước 4 – Vẽ sơ đồ và kiểm tra
Sắp xếp các bước theo đúng thứ tự, nối chúng bằng mũi tên. Sau đó, chia sẻ cho nhóm liên quan để kiểm tra tính chính xác.
Bước 5 – Cập nhật và cải tiến định kỳ
Quy trình thay đổi theo thời gian, vì vậy Flow Chart cần được rà soát định kỳ (3–6 tháng/lần) để đảm bảo phù hợp với thực tế vận hành.
5. Lưu ý khi vẽ Flow Chart cho doanh nghiệp
- Ngắn gọn, rõ ràng: Mỗi ký hiệu chỉ nên mô tả một bước duy nhất.
- Tránh rối mắt: Không chèn quá nhiều chữ hoặc ký hiệu phức tạp.
- Nhất quán về ký hiệu và màu sắc: Giúp sơ đồ chuyên nghiệp, dễ hiểu.
- Có chú thích kèm theo nếu quy trình phức tạp.
6. Kết luận
Flow Chart không chỉ là một công cụ vẽ sơ đồ đẹp mắt, mà còn là “bản đồ” định hướng vận hành cho doanh nghiệp. Khi được thiết kế bài bản, Flow Chart giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tăng hiệu suất và cải thiện khả năng phối hợp giữa các bộ phận.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn chuẩn hóa và tối ưu quy trình vận hành, hãy bắt đầu từ một Flow Chart rõ ràng, dễ hiểu – và để IKK đồng hành trong hành trình này.
