Nguyên tắc Pareto là gì? Hướng dẫn 6 bước lập Pareto Chart cho doanh nghiệp

Trong kinh doanh và quản trị, có một nguyên tắc nổi tiếng giúp doanh nghiệp tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất để tối ưu hóa hiệu quả công việc, đó chính là nguyên tắc Pareto (hay quy tắc 80/20). Song song với đó, biểu đồ Pareto (Pareto Chart) được xem như công cụ trực quan, hỗ trợ doanh nghiệp xác định vấn đề cốt lõi cần giải quyết.

Vậy nguyên tắc Pareto là gì? Biểu đồ Pareto được lập như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất? Hãy cùng IKK tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Nguyên tắc Pareto là gì?

Nguyên tắc Pareto (Pareto Principle), còn gọi là quy tắc 80/20, được nhà kinh tế học Vilfredo Pareto phát hiện vào cuối thế kỷ 19. Ông nhận thấy rằng:

80% của cải xã hội tập trung trong tay 20% dân số.

Từ đó, nguyên tắc này được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực quản lý, kinh doanh, marketing và đời sống với ý nghĩa:

80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân quan trọng nhất.

Ví dụ:

Trong bán hàng, 80% doanh thu thường đến từ 20% khách hàng chủ lực.
Trong quản lý chất lượng, 80% lỗi sản phẩm thường xuất phát từ 20% nguyên nhân chính.

2. Biểu đồ Pareto (Pareto Chart) là gì?

Biểu đồ Pareto là một công cụ trực quan trong quản lý chất lượng và phân tích dữ liệu, giúp xác định và tập trung vào những nguyên nhân quan trọng nhất gây ảnh hưởng đến kết quả.

Đặc điểm của biểu đồ Pareto:

Kết hợp biểu đồ cột (thể hiện tần suất hoặc mức độ của từng nguyên nhân) và đường cong tích lũy (thể hiện phần trăm cộng dồn).
Giúp người dùng dễ dàng xác định 20% nguyên nhân tạo ra 80% vấn đề.

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc Pareto và biểu đồ Pareto

Tập trung nguồn lực đúng chỗ: Giúp doanh nghiệp ưu tiên xử lý những nguyên nhân chính, tránh lãng phí nguồn lực.
Nâng cao hiệu quả quản lý: Xác định nhanh yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến doanh thu, chi phí hay chất lượng.
Ra quyết định chính xác hơn: Cung cấp dữ liệu trực quan để ban lãnh đạo đưa ra chiến lược phù hợp.
Cải tiến liên tục: Áp dụng lặp lại trong nhiều giai đoạn để tối ưu quy trình.

4. Các bước lập biểu đồ Pareto

Để tạo ra một biểu đồ Pareto hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 6 bước sau:

Bước 1: Xác định vấn đề cần phân tích

Ví dụ: Lỗi sản phẩm, nguyên nhân chậm tiến độ, chi phí phát sinh, khiếu nại khách hàng…

Bước 2: Thu thập dữ liệu

Ghi nhận dữ liệu liên quan (số lần lỗi, số lượng khiếu nại, chi phí tổn thất…). Dữ liệu phải chính xác và đại diện cho thực tế.

Bước 3: Phân loại nguyên nhân

Nhóm các nguyên nhân thành từng loại cụ thể. Ví dụ: Lỗi kỹ thuật, lỗi vận hành, lỗi nguyên liệu…

Bước 4: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần

Xếp nguyên nhân có tần suất hoặc mức độ ảnh hưởng cao nhất lên đầu danh sách.

Bước 5: Tính toán phần trăm và tỷ lệ cộng dồn

Tính tỷ lệ phần trăm từng nguyên nhân so với tổng thể.
Tính tỷ lệ phần trăm cộng dồn để xác định mức 80%.

Bước 6: Vẽ biểu đồ Pareto

Trục ngang (X): Các nguyên nhân.
Trục dọc bên trái (Y): Số lần hoặc mức độ ảnh hưởng (dạng cột).
Trục dọc bên phải (Y’): Tỷ lệ % cộng dồn (dạng đường cong).

Khi biểu đồ hoàn tất, bạn dễ dàng nhận thấy nguyên nhân nào chiếm 80% ảnh hưởng để ưu tiên giải quyết.

5. Ví dụ minh họa nguyên tắc Pareto

Một doanh nghiệp sản xuất điện tử phân tích lỗi sản phẩm và thu được kết quả:

50% lỗi đến từ linh kiện kém chất lượng.
20% lỗi từ quy trình lắp ráp.
15% lỗi từ thiếu kiểm tra chất lượng.
10% từ thiếu tay nghề công nhân.
5% từ yếu tố khác.

Sau khi vẽ Pareto Chart, doanh nghiệp nhận ra rằng chỉ cần xử lý 2 nguyên nhân đầu tiên (chiếm 70%), sẽ giảm được phần lớn lỗi sản phẩm.

6. Lời kết

Nguyên tắc Pareto (80/20) và biểu đồ Pareto là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực, giải quyết đúng vấn đề cốt lõi thay vì dàn trải.

Với IKK, chúng tôi tin rằng: “Thành công không nằm ở việc làm tất cả, mà nằm ở việc tập trung làm đúng 20% quan trọng nhất.”